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Marcelo Toledo

          Confesso que demorei para aprender a melhor forma de me organizar. Essa é uma tarefa que não vem pronta na maioria dos sistemas que nos rodeia, quando é algo que temos que engolir, é fácil, basta preencher meia dúzia de campos, apertar alguns botões e pronto. Mas organização pessoal não é tão simples assim. Continuo aprendendo, acho que é um aperfeiçoamento eterno, mas o pouco que conquistei, espero que seja suficiente para auxiliar os leitores.

Neste artigo eu abordo:

• » Organização de arquivos e diretórios

• » Organização de emails

• » Organização de agenda e compromissos

• » Organização das tarefas

Organização de compromissos e tarefas

          Vamos começar pela organização da sua agenda, compromissos e tarefas. Aqui eu explico a melhor forma de definir o que será feito no dia e como tratar as novas demandas que surgem a todo momento. No fundo é uma forma de não deixar as coisas se tornarem uma bola de neve.

As ferramentas que eu utilizo:

           Então o seu dia começa, você acorda numa bela manhã de sol, plenamente descansado. Sem sono algum toma um delicioso café da manhã, um bom banho e rumo ao trabalho.

           Epa! Antes de sair você tem que dar uma olhada na sua agenda. Veja se tem alguma reunião ou qualquer compromisso agendado. Se você tiver um celular e ele for sincronizado com o seu computador, será bem mais prático, afinal ele sempre esta por perto. Aqui você já tem uma ideia de como será o seu dia, quantas reuniões, almoços, e até a melhor forma de ir vestido. Já que olhou o seu calendário, não custa nada dar uma espiada nas suas tarefas também.

A regra para dividir entre tarefas e calendário é a seguinte:

           Se você tem um horário especifico para tratar de determinado assunto, deve entrar no calendário, isso serve para reuniões, consultas médicas, prática de esportes e assim por diante. Agora se você precisa por exemplo, preparar um relatório, escrever um artigo, ler um livro, ou qualquer coisa que não tenha uma necessidade precisa de tempo, use a lista de tarefas.

           Durante muito tempo eu só utilizei o calendário, já que toda tarefa precisa ser em um determinado momento do meu dia. Por que não agendar um horário? Seria o ideal, mas infelizmente existem contra-tempos nas nossas vidas, caso contrário estaríamos agendando até o horário de ir ao banheiro. O que eu faço, e sugiro que você faça, é agendar um momento do seu dia para trabalhar nas suas tarefas pendentes. Este será um momento que você vai abrir a lista de tarefas e matá-las o máximo que puder.

           O dia vai passando e você já fez reunião, já conversou com a equipe, fez conference calls, e as demandas foram nascendo. Alguém pediu uma reunião, surgiu uma validação de tarefa, enfim, separe o que é calendário e o que é tarefa, e registre no seu devido lugar.

           Qualquer compromisso que você agendar no calendário, não esqueça de pensar no tempo extra que você precisará investir antes ou depois de começar seu compromisso. Ele pode ser para dirigir, viajar, ou até aguardar em uma sala de espera. Reserve também uma margem de folga, afinal contra-tempos não são incomuns.

           Mas não é só de reunião que você vive, as tarefas surgirão as pencas, faça um filtro antes e decida se irá executa-la imediatamente ou guardar para mais tarde. Só não tente ser o super-homem e tentar fazer tudo que surge imediatamente. Crie o conceito de FIFO (First in First Out), a tarefa que entra primeiro, sai primeiro. Chegou uma nova tarefa, registre e coloque na fila.

           No sistema de tarefas eu uso três conceitos básicos. O today é o que eu tenho para fazer hoje. As tarefas agendadas, são marcadas para dias específicos, elas sempre aparecem como próximas tarefas, mas no today, elas só aparecem no dia que eu marcar. Quando elas acabam, eu dou uma olhada no next e arrasto o que tem lá na ordem da fila ou de maior importância para o today. Então as vezes o today é alimentado automaticamente pelas tarefas agendadas, mas a maior parte das vezes eu que defino o que farei no dia. Note que esse conceito você pode utilizar tranquilamente com um simples arquivo de texto.

          Por mais brilhante que sua mente seja, não confie nela para lembrar as coisas. Qualquer coisa que surgir, registre. Se não estiver na frente do computador, ou de um celular. Anote em um papel e depois descarregue no devido lugar.

          É aí que o Evernote entra pra mim, tenho ele instalado em todos os meus computadores e ainda no celular. Ele funciona em cloud, então todos os devices estão sempre sincronizados. Surgiu qualquer pendência ou reunião, se der eu registro no local devido na hora, caso contrário registro no Evernote e assim que puder eu faço a descarga, colocando no Things ou no iCal.

          Todos esses sistemas de apoio que eu uso estão sincronizados em todos os meus computadores e também meu celular. Eu tenho um iPhone, e utilizo o serviço MobileMe da Apple, que garante o sincronismo via internet, tanto de contatos como calendário. O Evernote e o Things também estão lá.

Organização de emails

           Pare um dia para observar como as pessoas ao seu lado organizam seus emails. Neste tema que eu vi as coisas mais horrendas da minha vida. Organizações sem qualquer sentido e pouco eficientes, e a coisa que mais me assombra, pessoas que passam 24hrs por dia ao lado de um celular ou computador, atentos para uma notificação, prontos para responderem seu próximo email. É literalmente o email usando você. Não admita que o email atrapalhe a sua produção, tenha a disciplina de olhar com frequência, mas não deixe que ele te atrapalhe durante a execução de outra tarefa.

           A não ser que você esteja utilizando o gmail, a organização do email deve ser feita com diretórios ou tags. Tudo aparece na caixa de entrada e toda vez que você parar para ler emails, prepare-se para processá-los, não queira somente matar sua curiosidade e depois tomar ações, pois esse é o começo para uma caixa de entrada realmente cheia.

           A organização dos diretórios deve ser superficial. Não pense em criar uma estrutura de diretórios muito profunda e detalhada no começo. Crie uma estrutura básica e conforme esses diretórios forem crescendo, você vai destrinchando melhor.

Imagine que você é do departamento de tecnologia de uma empresa qualquer, divisão de sistemas embarcados e trabalha agora em um projeto para as Organizações Tabajara. A nossa tendência é querer sempre complicar as coisas, não comece fazendo isso:

          Comece com algo simples:

           Quando a quantidade de mensagens, dentro do diretório estiver grande demais, você aí sim terá dados suficientes dentro dele para poder segmentar de acordo com a maior incidência, de acordo com o que realmente acontece. Com essas informações você vai saber se é melhor trabalhar com uma segmentação por data, por nome do projeto, por departamento, etc.

            Diferente de quando você organiza seus diretórios antes de realmente ter dados, o que acontece? Eles são sub-utilizados e pouco eficientes. Você tem uma estrutura grande, com poucas mensagens dentro dos diretórios, leva mais de um minuto para salvar uma mensagem e outro para encontrar, da tanta preguiça trabalhar com essa estrutura, que você acaba deixando tudo no inbox.

           Com esse método, a organização de sua arvore de diretórios caminha de acordo com o tempo, ela não nasce organizada, ela evolui de acordo com o que acontece. Com certeza ela será bem eficiente. Não quero que você tenha preguiça para salvar no lugar correto cada uma das mensagens que chegarem. Com esse método também será muito fácil encontrar as mensagens arquivadas.

          Aqui eu utilizo como exemplo um diretório de projetos, mas as técnicas podem ser aplicadas a qualquer tema. Para ilustrar, é mais ou menos assim que meu diretório de projetos esta organizado hoje.

           Quando meu diretório de projetos começou a ficar muito cheio, eu comecei a segmentar pelo nome dos projetos. Existiam projetos que realmente faziam sentido ter seu próprio diretório, outros ainda eram muito pequenos. Para esses pequenos, criei um diretório genérico, quando algum projeto for significativo ali dentro, ele pode ter seu próprio diretório.

Com o tempo, o número de projetos que eu havia feito ficou tão grande, que começou a fazer sentido criar mais um diretório. Como os projetos eram de muito tempo atrás, comecei arquivá-los em um diretório de histórico. Que como vocês podem ver, começou a ficar grande também e criei outras segmentações.

         A regra é simples e não deve ser quebrada:

» Um novo diretório só nasce com pelo menos 100 itens

          A não ser que ele seja o primeiro, o inbox, ou os diretórios de apoio, que eu comento a respeito mais pra frente.

Você terá uma tentação enorme de não seguir essa regra, mas é o caminho para seus diretórios se tornarem ineficientes. Sempre existe uma forma de seguir a regra, sempre. O máximo que você pode fazer é ajustar o número de itens, se cem não funciona para você, tente cinquenta, ou talvez duzentos. Personalize o método.

          Os únicos novos diretórios que poderão ter menos de cem itens é o inbox e esses que vou comentar agora. Notem que eu disse novos. Depois que ele nasceu, é perfeitamente possível que durante a evolução da sua organização, ele passe a ter menos itens. Eu tenho alguns diretórios que utilizo como apoio. Nem sempre podemos responder um email imediatamente, mas se você o abriu, terá que encaixá-lo em algum lugar.

» Processando seu inbox

          Quando você começa a processar seu inbox a primeira pergunta que faz é. O que preciso fazer com este email.

» Solta o dedo no delete

          Muitos deles irão para o lixo. Se ele não tiver qualquer importância histórica, não for relevante, não tenha medo, solta o dedo no delete. É provável que metade das mensagens que você receba sejam resolvidas dessa forma.

» Responda agora

         Se o email puder ser resolvido praticamente de forma imediata, ou seja, em algumas linhas e o problema esta resolvido. Está esperando o que? Faça logo. Isso serve tanto para respostas, como para emails que você delega para outras pessoas.

         Toda vez que você delegar uma mensagem para outra pessoa ou alguma mensagem que você estiver em cópia, for de responsabilidade de outra pessoa, você precisa manter o controle da resposta. Eu utilizo o diretório de apoio Waiting para isso. Quando a pessoa tomar a ação necessária, eu retiro do Waiting e arquivo no lugar definitivo.

          Cuidado para não misturar esse diretório com o nosso programa de tarefas, nós estamos falando de emails.

» Responda mais tarde

           Se o email for um pouco mais complicado de ser respondido e você não puder processá-lo agora, não deixe-o jogado no inbox. Arquive-o em um dos diretórios de apoio, o Follow Up. Nele você guardará todas as mensagens que ainda precisa responder, é como se fosse seu segundo inbox.

Neste ponto eu gosto de sempre responder esses emails com algo do tipo. Olá, recebi seu email e já estou providenciando tudo, em dois dias aproximadamente te dou um retorno.
          Você não resolveu o problema, mas deu um posicionamento e uma meta, assim a pessoa não fica desesperada achando que você não recebeu o email, ou até deu pouca importância. Não, você leu, é importante, só que precisa um pouco mais de tempo para responde-lo.

• » Follow Up – Emails mais trabalhosos que ainda precisam ser respondidos.

• » Waiting – Emails que dependem da resposta de terceiros.

            Normalmente fazemos diversas solicitações por emails, muitas pessoas enviam este email acreditando que as pessoas vão responder, mas nem sempre isso acontece. Então toda vez que você enviar um email que necessite de um feedback, cadastre uma nova tarefa, como por exemplo: Aguardando email do Fulano sobre data final do projeto.

Se você seguir isso a risca, toda vez que ler emails, conseguirá esvaziar o seu inbox. A não ser é claro, quando você estiver com muitos emails acumulados, exatamente como acontece quando regressamos de férias e viagens.

»  Organização de diretórios

           Esse tema não difere muito da organização dos diretórios de um email. A mesma regra se aplica. Não crie uma estrutura antes de ter dados.

» Um novo diretório só nasce com pelo menos 100 itens

          Aqui também nós temos os diretórios de apoio, só que eles são um pouquinho diferentes.

»  inbox

          Os novos arquivos devem entrar aqui. Podem ser downloads, anexos que recebeu por email, músicas, vídeos, fotos, etc. Este inbox tem o mesmo papel do inbox do seu email, você pode deletar o que não precisará mais, mas deve arquivar o que for importante, procure de tempos em tempos olhar o seu inbox e processá-lo, deixando o mais limpo possível.

»  Current

          Este é um diretório que eu utilizo para ter rápido acesso a tudo que estou trabalhando no momento. Este artigo por exemplo, projetos no trabalho, fotos que estou editando, programas, etc. Ele pode ficar no desktop ou qualquer lugar que tenha fácil acesso. Toda vez que um diretório dentro dele deixar de ser algo em que esta trabalhando atualmente, chegou a hora de arquivá-lo.

           Este ano eu tive o prazer de conhecer o dropbox, uma ferramenta que cria um diretório no seu desktop e tudo que você jogar ali dentro é salvo em uma nuvem. Se você tiver mais de um computador, poderá então ter o melhor dos benefícios, todos os seus arquivos sincronizados em todos os seus computadores e também o celular.

           Outro recurso muito interessante do Dropbox é o controle de revisão. Qualquer arquivo que você editar, ele cria uma nova revisão, dessa forma, se por um acaso você quiser retornar ao arquivo antigo, basta ir ao site do Dropbox e escolher a revisão que você quer.
Removeu um arquivo sem querer? Não tem problema, ele te mostra todos os arquivos que já foram deletados e você pode ressuscitá-los com a maior facilidade.

           Além de tudo isso é uma excelente forma de fazer backup, se acontecer qualquer desastre com seu computador ou hd, não se preocupe. Todos os seus arquivos estão salvos na nuvem, basta comprar um novo computador, instalar o aplicativo e ele baixará todos seus arquivos novamente.

           A organização pessoal não terá fim. Afinal ela é pessoal, cada um tem uma personalidade, uma rotina e nem tudo se aplica perfeitamente a todos, além disso estamos em um estágio inicial de evolução dos computadores e sistemas, cada dia surge uma nova forma de tornar a sua vida mais fácil. Por isso o mais importante é conhecer as principais técnicas, entender o que funciona para você e adotar o seu próprio estilo.