Marcar compromissos e reuniões de forma efetiva envolve um conjunto de técnicas simples, mas nem tão evidentes. Para quantas reuniões você já foi chamado sem saber o assunto, a pauta, quem mais estaria presente? Quantas vezes uma reunião na qual você exerceria papel importante foi marcada para uma data na qual você estava indisponível?

          E quantas vezes você mesmo marcou uma reunião sem considerar as questões acima com relação aos demais participantes?

Para evitar este tipo de erro e garantir que as reuniões agendadas por você mesmo *não* sejam vistas como uma inconveniência, o Efetividade.net reuniu esta série de dicas de agendamento de reuniões. Fique à vontade se quiser imprimir e “esquecer” na mesa do seu chefe, da secretária dele, ou mesmo pregar no mural perto do bebedouro! Este não é um talento que você possa incluir com facilidade no seu currículo, mas pode sempre ser um diferencial na carreira, ou pelo menos na vida funcional ;-)

Dicas para agendamento efetivo de compromissos

• Tenha certeza de precisar de uma reunião: quantas reuniões são marcadas de forma desnecessária ou redundante? Quanto mais formalizados os processos, mais oportunidade há para surgir a demanda por reuniões sem um objetivo real – a entrega de um documento que não será discutido nesta mesma oportunidade, a obtenção da assinatura formal em um documento já previamente aprovado, etc. Use bem as rotinas de gabinete e protocolo, e deixe as reuniões apenas para os momentos em que de fato for haver interação que interfira na tomada de decisões, ou trabalho realizado em conjunto.

• Chame só quem precisa comparecer: quem não tem informações relevantes, não será diretamente afetado, e não tem o poder de decisão apropriado, geralmente não precisa comparecer. Chamar a equipe completa, para garantir que todos sejam informados ou se sintam comprometidos, evidencia problemas de comunicação que precisam ser resolvidos de outra forma. E se o seu chefe se sente deixado de lado se não for avisado de todas as reuniões, procure desenvolver o talento de convencê-lo de que determinadas reuniões estão abaixo do nível de importância dele – a não ser que a presença dele de fato acrescente algo ao resultado da reunião.

• Defina e divulgue a pauta: ter uma pauta conhecida por todos ajuda a reunião em si a ser produtiva, mas também é muito importante para o agendamento. Sabendo exatamente qual a lista de temas programados, cada participante terá melhores condições de tomar suas decisões relativas ao agendamento, priorização, etc. – além de poder se preparar e levar os documentos e dados necessários.

• Ofereça uma série de alternativas de datas e horários: quem nunca passou por uma longa série de e-mails entre 4 participantes de uma mesma reunião futura, tentando achar a data perfeita para todos? “Terça eu não posso”, “De tarde não vai dar”, etc. Isto acontece porque a pessoa que iniciou a marcação da reunião foi específica demais (propôs um único horário e data) ou genérica ao extremo (propôs que seja em qualquer dia da semana que vem, por exemplo). Uma boa alternativa é propor uma série de 3 a 5 datas e horários, para que cada participante diga qual prefere, e em quais não pode. Assim, após receber uma resposta de cada um, a pessoa responsável por marcar a reunião pode tomar a decisão certa, e comunicar a todos. Existem diversos softwares e sites que automatizam o processo, mas quando a reunião é de poucas pessoas, isto pode ser feito facilmente por e-mail.

• Reduza o tempo de deslocamento: Se a reunião vai exigir que parte dos participantes se desloque, leve isso em conta. Marque o compromisso para um horário que seja compatível com o tempo de deslocamento, e se possível faça-o em um local que seja conveniente para a maioria dos participantes. Sou integrante de uma associação que marca seus encontros semanais para uma cidade em que nenhum dos associados reside, baseada no critério de que é o ponto mais próximo do meio do caminho para todos. Me parece uma decisão próxima da estupidez: assim o que se garante é que absolutamente todos tenham que se deslocar, em geral por horas, de forma a compartilhar a inconveniência entre todos, e assim todos terem tratamento igual. A maneira racional seria realizar as reuniões ordinariamente no local em que a maioria dos associados estejam (mesmo que não seja o local em que eu mesmo me encontre), e ocasionalmente (e de forma proporcional) realizá-las nos demais locais. Quando o tempo de deslocamento for pequeno ou os participantes estiverem geograficamente dispersos, aí sim faz sentido agendar para um local no meio do caminho e que seja conveniente para todos.

• Deixe espaço antes e depois do evento: Se o evento é às 10h e vai durar 45 min, eu prefiro agendar das 9h40 às 11h (sem contar deslocamento), sempre que possível. Parece um uso ineficiente do tempo, mas assumir desde o princípio que vou precisar de 20 minutos para me preparar e de 15 minutos para as notas e contatos pós-reunião na verdade ajusta a agenda à realidade, e impede que estas atividades (que na prática sempre ocorrem) atrapalhem outros agendamentos.

• Não misture os compromissos pessoais e os profissionais: ou ao menos evite tanto quanto puder. Quando o agendamento não dá certo – e de vez em quando não vai dar, por mais efetivo que você seja – e uma reunião se prolonga, é relativamente fácil avisar e explicar isto para as pessoas com quem você teria outros compromissos de trabalho ou da mesma natureza. Mas se o próximo compromisso fosse com os filhos, a esposa ou uma consulta no médico, tudo fica mais complicado. Deixe espaços maiores entre compromissos de natureza diferente!

• Mantenha os guardiões da sua agenda sempre atualizados: Se mais pessoas cuidam da sua agenda, além de você, é importante que elas sempre saibam a tempo das modificações que você mesmo promoveu, ou dos compromissos que agendou pessoalmente. Agendas compartilhadas ou públicas (como o Google Calendar, especialmente se você usá-lo em seu smartphone) podem ser uma boa opção neste caso, mas não substituem a sua própria disciplina. E a pena para não atualizar todo mundo que tem controle sobre a sua agenda é de vez em quando perceber que precisaria estar em 2 lugares ao mesmo tempo, ou que duas pessoas igualmente importantes estão do lado de fora da sua sala, aguardando para tratar de assuntos que lhe interessam, no mesmo horário.