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foto: stulzer.net/blog

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          No escritório doméstico ou na casa eficiente, organizar os documentos é um dos passos essenciais para que tudo o mais funcione. Não preciso exemplificar a importância desta atividade no escritório (doméstico ou não), mas em casa vale a pena lembrar de algumas situações em que a organização se paga: ao reunir os documentos para declarar o imposto de renda, na hora de devolver para a imobiliária um apartamento alugado, ao reunir os documentos para fazer matrícula em uma universidade, ou quando precisamos achar o comprovante de garantia do aparelho que estragou.

          Professores também só têm a ganhar sistematizando um arquivo de provas, atividades avaliativas, diários e relatórios. Como sugestão, adquira um arquivo de plástico de pastas suspensas com abas identificadoras para guarda de provas e atividades, onde você poderá separá-las por classes ou por períodos de avaliação. No mesmo arquivo poderão ficar guardadas suas matrizes de provas e atividades escolares, para reutilizá-las no ano seguinte (vai economizar o precioso tempo dos professores). Evite guardar provas e atividades já corrigidas e não entregues/retiradas pelos alunos pois elas não terão utilidade no semestre/ano letivo seguinte.

Arquivo de pastas suspensas com abas para etiquetas

          Um dos segredos para que os documentos não se percam é ter um processo simples, rápido e sempre disponível para guardá-los diretamente em seu lugar definitivo, onde saberemos localizá-los (também com facilidade) na hora em que eles vierem a ser necessários.

          Em casa, isso geralmente significa começar pela escolha do local para armazenamento deste material de referência (contas pagas, comprovantes para o imposto de renda, correspondência recebida de bancos, contratos de serviços, etc.). Na minha opinião, a configuração ideal é composta por uma gaveta (separada exclusivamente para este fim) e um arquivo de pastas suspensas – que você encontra a partir de R$ 40 em papelarias. O arquivo da foto acima é um bom primeiro passo – pequeno, leve e barato.

          Vários modelos de arquivos de pastas suspensas têm tampas e alças, mas eu sugiro que você encontre um local em que ele possa ficar definitivamente, e aberto – quanto mais obstáculos entre você e a pasta em que um determinado papel deveria ficar definitivamente, maior a probabilidade que você o deixe em uma pilha em cima da mesa, prometendo a si mesmo guardar daqui a pouco. E aí, você sabe: já era.

          E não basta possuir: você tem que usar bem. Coloque etiquetas nas abas de todas as pastas, e guarde tudo na pasta certa imediatamente, sem deixar acumular em uma pilha. A melhor forma de garantir que isso ocorra é manter o arquivo sempre ao alcance de sua mão, e ter nele pastas que reflitam a organização do uso dos documentos na sua vida. No meu arquivo pessoal, aqui em casa, tenho uma pasta para cada um dos meus projetos, e mais as seguintes pastas:

•   Contas pagas

•   Imobiliária (comprovantes de condomínio, IPTU, pagamento do aluguel)

•   Impostos e câmbio

•   Outras notas, recibos e garantias

•   Bancos e contratos

•   Saúde

•   Carro

Arquivo de pastas suspensas com abas para etiquetas

          Após testar vários modelos (em gavetas, em caixas plásticas transparentes, etc.) eu acabei me fixando na caixa de madeira com trilhos exibida na foto ao lado, que comprei numa livraria e deixei aqui ao lado da escrivaninha.

Em paralelo, deixo em uma gaveta especialmente designada para isso os materiais que uso na hora de lidar com os documentos: grampeador, clips, perfurador, extrator de grampos, etiquetas, post it, rotulador, canetas de destaque de texto, etc.

          O que você não pode encontrar, você não pode usar – e em um escritório em casa, você não terá a quem culpar. Mantenha tudo organizado, etiquetado e limpo! Estamos no começo do ano, que tal começar já?