Dicas simples para reuniões mais produtivas

          Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.

          Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Os passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Veja abaixo as dicas do efetividade.net para realizar boas reuniões, e tente colocá-las em prática - ou influenciar outras pessoas para que o façam. Os demais participantes agradecem!

• Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta - mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.

• Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.

• Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.

• Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio.

• Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva - mas envolva não apenas os tomadores de decisão: chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.

Veja abaixo mais dicas, e um guia sobre como escrever boas pautas, atas e minutas de reunião.

• Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as - imediatamente após a reunião. Antes de encerrar a reunião, o secretário deve ter 5 minutos para ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que estão todos de acordo. O ideal é haver um mecanismo definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.

• Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre é possível evitar todas as chamadas, mas procure definir uma etiqueta própria, em que as chamadas atendidas sejam sempre abreviadas. Não deixe o celular levar vantagem: privilegie as pessoas que abriram mão de suas demais atividades para estar fisicamente reunidas com você.

• “Pule” as discussões operacionais. Assim que for decidido “o que” fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente “como” fazer - mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, e prossiga com sua pauta original.

• Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.

• Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas “o que” fazer, mas também qual o próximo passo, e quem entre os presentes será o responsável por ele.

• Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.

          A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os seguintes itens:

• Tema da reunião

• Motivo da sua realização

• Data, horário, duração prevista e local

• Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente

• Tópicos agendados

          Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta as decisões da reunião. Ela deve incluir:

• Tema da reunião

• Motivo da sua realização

• Data, horário, duração e local em que se realizou

• Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente

• Tópicos discutidos e decisões tomadas

• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável